Compliance nella gestione documentale

È sufficiente avere strumenti a norma per poter dire di lavorare a norma?

La necessità di passare dai documenti analogici a quelli digitali e di utilizzare ambienti web per avvicinare i servizi ai cittadini, ha provocato, negli ultimi 10 anni, una notevole produzione di nuove norme e un adattamento di quelle esistenti.

Non poteva d’altronde essere altrimenti, visto che l’introduzione di nuove forme di comunicazione ha comportato la necessità di regolare dinamiche nuove.
Quello che accade sempre più spesso è però che la norma abbia evoluzioni talmente veloci che le strutture operative, e di conseguenza le persone che lavorano per esse, non riescano ad adeguare le proprie competenze al livello richiesto.
Un problema non da poco se consideriamo che la conoscenza è il più grande patrimonio di qualsiasi struttura lavorativa.
A cosa porta questa mancanza di aggiornamento/formazione?
Innanzitutto all’incapacità del personale dirigente a rivedere i processi lavorativi in modo da adeguarli ai nuovi paradigmi e alle nuove regolamentazioni ma anche all’incapacità di gestire gli strumenti software che stanno poi alla base di gran parte di questi cambiamenti.

L’approccio diventa semplicemente quello del mero adempimento, con una scarsa visione d’insieme. Un'impostazione che alla fine difficilmente porta vantaggi per la PA ma complicazioni, ridondanze pericolose e difficoltà di gestione dei procedimenti.

Nell’ambito della gestione documentale, il sommarsi di questi fattori negativi, può portare all’incapacità di trattare o reperire documenti, siano essi file o cartacei, in virtù di una loro scorretta amministrazione, classificazione o aggregazione. Tutto questo fino a perdere l’unitarietà dell’archivio e della sua gestione, quindi l'incapacita di gestire correttamente il fascicolo amministrativo.
In questo quadro risulta quindi chiaro che la semplice adozione di uno strumento software, per quanto adeguato, non può di per sé rendere sereni. Molto più importante è uno studio del processo e la sua revisione in ottica "compliance". Sarà quindi il processo a guidare il lavoro e la scelta/revisione anche del software che dovrà risultare adatto alla nuova strategia.

Le competenze, sia tecnico informatiche sia archivistiche, sono perciò l'elemento chiave che rappresenta un presupposto irrinunciabile.

Nel panorama appena descritto, TECSIS non vuole limitarsi a fornire strumenti software ma anche a guidare i propri clienti nella presa di coscienza della visione d’insieme, proponendo modelli organizzativi mirati a rendere i processi più efficienti, completi e “a norma”.

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