PROTOCOLLO
Dai documenti al patrimonio digitale dell’Ente
PROTOCOLLO e uno dei 4 moduli principale di IRIDE suite
Con PROTOCOLLO non archivi solo documenti ma organizzi e proteggi il patrimonio informativo dell’Ordine.
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Protocollo informatico a norma
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Gestione documentale strutturata
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Fascicoli, sottofascicoli e dossier
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Ricerca immediata e tracciabilità
Conservazione digitale a norma
Grazie ai connettori con Namirial e con il Polo Archivistico della Regione Emilia-Romagna (P.A.R.ER.), i documenti possono essere inviati in conservazione digitale con pieno valore legale nel tempo.
Il conservatore garantisce autenticità, integrità e reperibilità dei documenti.
Il P.A.R.ER. è riconosciuto come uno dei conservatori pubblici più avanzati in Italia.
Competenze archivistiche al centro del progetto
Si tratta di un sistema integrato che permette ad Enti Pubblici di registrare, archiviare e consultare documenti in modo digitale, minimizzando il ricorso alla documentazione cartacea e favorendo la digitalizzazione e la trasparenza.
Il software è conforme a quanto richiesto dal DPR 445/2000, dalle regole tecniche derivate da CAD e sempre in aggiornamento per essere allineato alle ultime Linee Guida AGID.
Si può svolgere una gestione documentale improntata sui principi archivistici permettendo così una gestione avanzata dei flussi documentali.
Versioni disponibili
MODULI |
Descrizione |
Basic |
Standard |
Premium |
|---|---|---|---|---|
| Protocolli | - Generazione protocolli entrata e uscita - Possibilità di duplicazione del protocollo annullato per una rapida correzione degli eventuali errori - Registrazione protocolli di emergenza - Titolario personalizzabile a 2 livelli - Oggettario - Ricerca dei protocolli con diversi parametri - Produzione file di segnatura per protocolli in uscita secondo le specifiche AGID (interoperabilità) - Produzione automatica del documento di cortesia |
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| Gestione e-mail | - Gestione integrata di mail PEO o PEC - Aggancio automatico del mittente - Possibilità di inviare mail PEO o PEC a partire da un protocollo - Possibilità di aggancio automatico delle ricevute PEC |
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| Registrazioni interne | - possibilita di gestire nel sistema documenti secondari che non hanno bisogno di protocollazione | x | x | x |
| Soggetti e Uffici | - Gestione dei soggetti con sincronizzazione dei dati da gestione Albi - Gestione di soggetti come persona fisica o giuridica - Gestione degli Uffici per soggetti di tipologia persona giuridica |
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| Aggregazioni documentarie | - Gestione fascicoli come previsto dalle linee guida AGID - Gestione repertori - Gestione dossier di persona - Possibilità di inserimento di un documento in più aggregazioni documentarie - Chiusura fascicolo con contestestuale apertura di un nuovo fascicolo per l'anno corrente - Creazione di altri registri |
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| Registro giornaliero | - Generare, firmare, protocollare ed inviare in conservazione il registro giornaliero di protocollo | x | x | x |
| Sigillo Elettronico | Possibilità di firma con sigillo elettronico | x | x | x |
| Conservazione | - Gestione connettore per invio in conservazione vesro conservatore privato (NAMIRIAL) o pubblico (ParER) - Possibilità di scedulare l'invio atomatico dei documenti in conservazione |
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| Firma digitale integrata | - Possibilità di firmare con firma digitale integrata qualsiasi documento prima di protocollarlo | x | x | |
| Notifica mittenti | - Possibilità di inviare una notifica automatica alla protocollazione di una mail | x | x | |
| Attestazione di conformità | - Attestazione di conformità di un documento scansionato rispetto al suo originale | x | x | |
| Connettore con SdI | - Connettore con SdI per protocollazione automatica delle fatture elettroniche - Possibilità di schedulare la protocollazione di questi documenti senza necessità di intervento dell'opertore | x | x | |
| Automatismi avanzati | - Protocollazione integrata delle istanze (prima iscrizione, trasferimento, cancellazione) - Protocollazione integrata delle delibere e lettere di delibera - Protocollazione integrata di qualsiasi altro documento prodotto da Iride Online (es. certificati, lettere al casellario, ecc) - Fascicolazione o repertoriazione automatica - Schedulazione della protocollazione documenti senza necessità di intervento dell'opertore - Schedulazione invio documenti senza necessità di intervento dell'opertore | x | x | |
| Gestione avanzata autorizzazioni | - Protocollazione integrata delle istanze (prima iscrizione, trasferimento, cancellazione) - Protocollazione integrata delle delibere e lettere di delibera - Protocollazione integrata di qualsiasi altro documento prodotto da Iride Online (es. certificati, lettere al casellario, ecc) - Fascicolazione o repertoriazione automatica - Schedulazione della protocollazione documenti senza necessità di intervento dell'opertore - Schedulazione invio documenti senza necessità di intervento dell'opertore | x | ||
| assegnazioni | - Possibilità di assegnare protocolli o fascicoli ad un operatore - Possibilità di riassegnare ad altro operatore - Visibilità in dashboard delle assegnazioni aperte - Ricerche con dati incrociati su tutte le assegnazioni | x |